Obtenez plus de feedback avec le ROTI

Obtenez plus de feedback avec le ROTI

A la fin d’une réunion ou d’un atelier, vous avez envie d’entendre le groupe exprimer son avis. Le ROTI, c’est la solution simple que vous utilisez pour prendre le pouls d’un groupe à la fin d’un atelier ou d’une réunion. Mais comment faire pour aller au-delà d’une évaluation de 1 à 5 avec quelques pâles propositions ? Le feedback, c’est essentiel pour être agile, nous en avons besoin en permanence, et pas uniquement durant les rétrospectives. Même si ça prend un peu de temps, j’essaie toujours d’y apporter un soin particulier.

Depuis quelques temps, j’utilise une variante du ROTI, qui me permet d’obtenir des retours riches en quelques minutes. Elle s’inspire des principes de la conversation structurée en cherchant à activer différentes aires du cerveau pour enrichir le résultat de la réflexion.

Retour sur temps investi

R.O.T.I, c’est Return On Time Invested. En gros, en tant que participant à un atelier ou à une réunion, à quel point je considère avoir bien investi le temps que j’y a investi. Usuellement, on demande aux participants de voter à main levée en indiquant par le nombre de doigts dressés leur niveau de satisfaction.

Voici la description simple et efficace qu’en donne JC Grosjean, sur son (remarquable) blog.

roti-grosjean

C’est simple, efficace et facile à expliquer à une équipe. Mais c’est un peu trop simple, surtout si on en reste à un chiffre. Que représente-t-il, ce feedback, c’est ce que j’ai envie de savoir. Parce que sinon l’exercice tourne aisément à une petite minute d’autosatisfaction bon marché. Vous ne trouvez pas ?

« Sous quel pont, Monsieur ? »

« Sous quel pont, Monsieur ? », ce fut, dit-on, la réponse d’un candidat au concours d’entrée à l’ENA à qui l’on demandait d’indiquer le débit du Rhône à Lyon. Dans un projet agile, on fait tout sauf éviter de répondre aux questions. Alors avant tout, vous voulez être sûr que les retours de votre groupe partage une vision commune des objectifs. J’aime bien insérer au début des ateliers un peu importants une « Definition of Done » (DOD), comme celle-ci par exemple :

Definition Of Done

C’est l’occasion d’un bref échange avec le groupe et bien sûr aussi une manière de pratiquer la DOD même quand on n’est pas en train de développer du logiciel.

Trois temps, 2 cerveaux

Du coup, au moment de conclure, je présente sur une planche le rappel de la DOD en même temps que le petit schéma des niveaux du ROTI. Et avec ces informations à l’écran, je lance le ROTI. En trois temps :

  1. A tour de rôle, je demande aux participants d’exprimer leur ressenti avec deux mots, par exemple « fatigué et surpris » ou tout ce qui leur vient sur le moment
  2. Ensuite, je demande le ROTI
  3. Enfin, je fais un tour à la cantonade pour demander les points à améliorer

Les résultats sont en général très fructueux. Pendant le tour de « ressenti », on sent s’installer une ambiance d’écoute étonnante, on remarque des hochements de tête, des sourires, des rires parfois… Autant de signaux non verbaux précieux pour « sentir » si la réunion a marché ou pas. Le kaizen commence dès ce moment en fait. Les résultats du ROTI, que je note rapidement, deviennent de ce fait un indice complémentaire de l’efficacité de la réunion, et ils sont éclairés, détaillés par les propositions d’action qui suivent.

Dans cette petite variante du ROTI, vous commencez par conduire votre groupe vers son cerveau droit, celui des sensations, des sentiments, de l’interprétation. Dire ce que l’on ressent, ce n’est pas si fréquent quand on doit décider quoi faire. Nous allons en général directement aux actions (ici, les propositions d’amélioration). Bien souvent, on voit même des décisions qui sont prises très vite après l’énoncé de quelques faits, du pur cerveau gauche. Or, quand on prend un peu le temps d’examiner les faits sous l’angle de l’imaginaire, du ressenti, des interprétations, le champ des actions envisagées s’élargit fortement. Vous en doutez ?  Je vous encourage à essayer sur vos prochains ROTI, avec et sans l’étape « ressentis » : les résultats sont plus riches avec que sans, non ?

PS : Dans un prochain billet, je vous proposerai une description plus complète de la conversation structurée.

 

@agilphil

@agilphil

Consultant et coach agile pour l'émergence solutions métier. Product owning, coaching de Product Owner et parties prenantes, coaching d'équipe agile, facilitation.

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